E-Mail-Signatur: Vorlagen und rechtliche Vorgaben

Dennis Morgenstern LL.M.
Geschäftsführer
Wirtschaftsjurist

Wer benötigt eine E-Mail-Signatur?

Juristische Antwort:

Nach § 37 a HGB sind das zunächst alle Kaufleute im Sinne des § 1 HGB entsprechend verpflichtet eine Signatur zu verwenden. Dazu zählen alle Einzelpersonen, die gewerblich tätig sind und ein Handelsgewerbe führen, gleich ob sie im Register stehen oder nicht. Dazu zählen qua Rechtsform auch alle juristischen Personen wie die GmbH, die UG und die AG.

Oftmals wird hier irrtümlicherweise angegeben, dass nur im Handelsregister eingetragene Kaufmänner sowie entsprechend andere eintragungspflichtige Unternehmen (z.B. eine GmbH, KG oder AG) unter die Signatur-Pflicht fallen. Dies ist nach unserer Rechtsauffassung falsch, da § 37 a HGB von „des Kaufmanns“ und nicht „des eingetragenen Kaufmanns“ spricht. Auch wenn im weiteren Verlauf des Abs. 1 S.1. von dem anzugebenen Registergericht und der Nummer gesprochen wird. Dies sollte man unserer Auffassung so verstehen, dass wenn diese Angaben vorliegen, man diese auch nennen muss.

Für GmbH/UG und AG, die außerhalb des HGB geregelt sind, gelten zudem § 80 AktG und § 35a GmbHG, die die Pflicht anordnen.

Nicht erfasst hiervon sind Kleingewerbetreibende, ohne kaufmännisch eingerichteten Betrieb (§ 1 Abs.2 HGB) sowie etwa Freiberufler (da dieser keinen Handel betreiben).

Allerdings kann sich für andere Berufsgruppen, aus deren Berufsordnungen eine „Signatur-Pflicht“ ergeben (z.B. § 10 BRAO für Rechtsanwälte). Teils gibt es auch allgemeine Vorschriften, die Unternehmen entsprechende Auflagen machen (z.B. nach § 2 DL-InfoV).

Pragmatische Antwort:

Alle die seriös am Geschäftsverkehr teilnehmen möchten, denn – das ist zumindest unsere Auffassung – eine E-Mail ohne Signatur stuft man tendenziell als unseriös ein. Sie schicken ja auch keinen Brief ohne Absender weg.

Gratis E-Mail-Signatur Vorlagen

Wie die E-Mail-Signatur ausgestaltet ist, hängt von der konkreten Rechtsform des Absenders ab. Wir haben Ihnen nachfolgend kostenlose E-Mail-Signatur Vorlagen für die gängigsten Rechtsformen erstellt.

Link zum Website-Impressum als Signatur ausreichend?

Nein, die Angaben müssen in der E-Mail direkt erfolgen. Ein zusätzlicher Link zum Impressum schadet jedoch nicht.

Reicht eine angehängte elektronische Visitenkarte?

Nein, auch eine V-Card ist nicht ausreichend, da ein problemloses Öffnen nicht garantiert werden kann.

Muss eine Telefonnummer oder E-Mail angegeben werden?

Nein, es besteht keine Pflicht eine Telefonnummer (oder auch eine E-Mail-Adresse) in der E-Mail-Signatur anzugeben. Allerdings ist dies mittlerweile wohl dennoch der Standard.

Muss ich meine USt-Identifikationsnummer angeben?

Nein, auch hierfür besteht keine Pflicht. Viele Unternehmen nehmen diese Angabe in der E-Mail-Signatur zwar vor, dies geschieht aber vermutlich meist in der fälschlichen Annahme, es sei hier ebenso Pflicht wie im Webseiten-Impressum. § 5 TMG, der diese Pflicht regelt, die dann in der Regel im Impressum von Webseiten erfüllt wird, gilt nicht für Pflichtangaben in Geschäftskorrespondenz, hat auf die E-Mail-Signatur also keine Auswirkung. Wenn Sie die Angabe dennoch machen wollen, achten Sie bitte dringend darauf, dass Sie Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-ID) nicht aber Ihre Steuernummer angegeben, da diese durch Dritte missbraucht werden kann. Oftmals wird die Steuernummer (sie besteht nur aus Zahlen, welche durch Schrägstriche getrennt werden, z.B. 123 / 456 / 78910) mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (besteht aus dem Länderkürzel „DE“, sowie darauffolgende 9 Ziffern, z.B. DE123456789) verwechselt.

Wie sollten sich diejenigen verhalten, die nicht der Pflicht unterliegen?

Es gibt derzeit keine generelle Regelung, die entsprechende (Klein)Gewerbetreibende, die nicht unter § 1 HGB fallen oder Freiberufler dazu verpflichtet, in Geschäftsbriefen eine E-Mail-Signatur zu führen (abgesehen von ggf. einschlägigen spezifischen Berufsordnungen oder Gesetzen; siehe schon weiter oben).

Die Bundesregierung selbst äußerte sich innerhalb des Gesetzesentwurfes des Dritten Mittelstandsentlastungsgesetzes hierzu wie folgt: „Es ist daher eine Selbstverständlichkeit, dass der Gewerbetreibende seinen Namen auf Geschäftsbriefen angibt“. Das sollte es tatsächlich auch sein.

Insofern empfehlen wir jedem der im geschäftlichen Kontext unterwegs ist eine Signatur zu verwenden. Wir haben dies beispielhaft an einer GbR sowie einem nicht unter § 1 HGB fallenden Kleingewerbetreibenden dargestellt:

Was passiert bei einem Verstoß gegen die Signatur-Pflicht?

Zum einen ist ein Bußgeld bis zu 5.000 Euro (§ 14 HGB) möglich, zum anderen besteht auch die Gefahr einer wettbewerbsrechtlichen Abmahnung.